旅行や出張でホテルを予約する際、チェックイン予定時刻を伝えることはよくあることです。
しかし、予期せぬ仕事の延長や交通渋滞などで、予定通りにホテルに到着できないこともありますよね。
そんな時、「チェックイン可能な最終時刻はいつまでか」や「どれくらい前にホテルへ遅れる旨を伝えるべきか」といったことが気になると思います。
遅れそうな場合の正しい対応方法やマナーについて、ここでくわしくご案内しましょう。
ホテルのチェックインが遅れそうな場合どうしたらいいの？
ホテルをインターネットや電話で予約する際、大体のチェックイン時間を尋ねられますよね。
でも、予期せぬ事情でその時間に間に合わない時がありますよね。
このような場合、実際にどのように対応すれば良いのでしょう？
多くのホテルでは、15時以降なら基本的にはいつでもチェックイン可能で、
通常は23時や24時までという制限を設けていますが、これはホテルによって異なります。
細かい規定はそれぞれの施設によって違うものの、少しの遅れなら問題ないことが多いです。
しかし、かなり遅れてしまうとキャンセル扱いになることもあり得るため、
予約時にはチェックインに関する規定をしっかり確認しておくことが大切です。
また、門限が設けられている場合、時間を過ぎるとホテルへの入館自体ができなくなることもあるので、
事前に直接ホテルに問い合わせておくと安心です。
遅れる旨の連絡はいつまでにすればいい？
チェックインに遅れそうになったとき、ホテルへの連絡タイミングはどうすればいいのでしょうか。
ホテルによってルールは様々ですが、原則として、遅れることが分かった時点でできるだけ早く連絡をするのがベストです。
例えば、会議の延長や運転中で連絡が難しい場合も、連絡可能になったらすぐにでもホテルへ知らせましょう。
特に、食事の提供や温泉のような時間制限のあるサービスを利用予定の場合は、早めの連絡が重要です。
一方で、30分程度の遅れなら、24時間営業のホテルや事前決済の場合は特に連絡の必要はないかもしれませんね。
ただし、1時間以上の遅れや食事付きプランの場合は、チェックイン時刻に合わせた食事の準備があるため、
5～10分の遅れでも影響が出てしまう可能性があります。
そのため、遅れる見込みがある場合は、ホテル側に早めに情報を提供することで、スタッフの不安を解消し、準備に必要な調整を助けることができます。
最終チェックイン時間に遅れる場合
多くの場合、ホテルには最後にチェックインできる時間が決まっており、その時間を超えてしまうと予約がキャンセルされることがあります。
具体的な最終チェックイン時刻は施設により異なり、首都圏のホテルでは夜の23時や24時が設定されていることが多いです。
一般に、24時間いつでもチェックイン可能だと思い込んでいる人も少なくないですが、実際にはそうではない場合が多いです。
到着が予定よりも遅れそうな時は、事前にホテルへ連絡し、対応を相談することが重要です。
チェックインに遅れるとき、連絡しないとどうなるの？
ホテルのチェックインを遅れそうだってわかっていて、それを伝えないままだとどうなるのでしょう？
事前に起こりうるトラブルを知っておけば、それに応じて後で連絡する必要があるかどうか決められるかもしれませんね。
ホテルから連絡がくる場合がある
チェックインの予定時間に間に合わない時、ホテルからの確認のための連絡を受けることがあります。
宿泊日を間違えている、予約のことをすっかり忘れているなど、客の側の勘違いで予約がそのままキャンセルとなる場合もあります。
このため、ホテル側としてはゲストが実際に泊まる意向があるのかを事前に確かめたいのです。
無断でキャンセルとなると、ホテル側は経済的損失を被ることになります。
そのため、到着が遅れそうな場合には、泊まる意思があることを伝えるためにも、事前にホテルに連絡を入れた方がいいでしょう。
キャンセル扱いになる場合がある
チェックインの時間を過ぎてしまい、何の連絡もない場合、キャンセルされてしまうことがあります。
ホテルによっては、予約時に伝えたチェックイン時間から特定の時間内に到着しなければ、
予約をキャンセルする方針を明示しているところもあるため、予約時にはそのような規定を事前に確認しておく必要があります。
ホテルのチェックイン23時までだと思ったら!!22時までで焦ったー!
ギリギリに遅れる連絡して15分遅れでチェックイン。
危うく寒空に宿無しになるとこだった— CCC (@PopSheo) January 13, 2024
↓[注意] えーっ！こんなことも起こりえる？
予約したホテルにチェックイン遅れると連絡したら「もう23時で全員帰るからキャンセルしてください」と言われた…宿無し子ちゃん…。
— 吉野 “SuperRef”恵悟 (@keigoyoshinoref) September 22, 2023
特に、「夕食付き」などのプランを予約している場合は、予約時間に合わせて夕食の準備をしているため、
到着予定時間に遅れそうな場合は、レストランとも調整が必要になります。
夕食付きプランでは、大幅に遅れると夕食が提供できなくなる可能性もあるため、時間には特に注意しましょう。
ホテルのフロントが不在になる場合がある
もしチェックインを大きく遅れてしまうと、フロントにスタッフがいなくてチェックイン自体が不可能になることも考えられます。
夜間はスタッフが限られており、ホテル内の巡回や他の業務でフロントにいない時間があり、
結果として長い間チェックインできない状況が発生することがあります。
これにより、部屋の鍵を受け取ることができず、待ち時間が長くなってしまいます。
また、ホテルによっては防犯上、特定の時間後には入口を施錠し、それ以降はロビーにさえ入れない場合もあるのです。
こうした状況を避けるためには、予定よりも大幅に遅れることが明らかな場合は、事前にホテルに連絡をしておくことが重要です。
ホテルのチェックインに間に合わない！ホテルへの連絡の仕方
チェックインの予定に遅れそうな時、ホテルへの事前連絡は非常に重要です。
電話で「予約名」「予定のチェックイン時刻」「遅延が見込まれる時間」を明確に伝えることがポイントです。
もし、具体的な到着時間が予測できるなら、それを伝えることで、
ホテル側も宿泊の意志が確かであると判断し、客室を確保しておくことが可能になります。
到着がさらに遅れそうな場合には、改めて連絡を更新することが望ましいです。
このような連絡をしておけば、深夜0時を過ぎてもフロントでのチェックイン対応がスムーズに行われる可能性があります。
チェックイン時刻より早く到着した時にする事
予定よりも早く仕事が終わったり、道路がスムーズだったりして、ホテルに早く着くことがあるかもしれません。
そんな時、予約していたチェックイン時間より前に到着してしまったらどうなるのでしょう？
もしホテルの定めるチェックイン時間を過ぎていれば、予定より早く到着しても手続きが可能です。
しかし、その時間よりも早い場合、前のゲストがまだ出ていなかったり、部屋の清掃が完了していなかったりすることがあります。
それは、ホテルではチェックアウト後から次のチェックインまでの間に館内の清掃を行うからです。
あまりに早く到着しすぎた場合、部屋だけでなくロビーや玄関の清掃がまだ終わっていないこともあるかもしれませんよね。
そのため、時には正式なチェックイン時間まで待たされることもあるため、まずはフロントにその旨を伝え、
チェックインや部屋への入室が可能かどうかを確認しましょう。
もしチェックインまで時間がかかりそうなら、荷物を預けて軽装で近辺を散策するのも良いですよ。
一部のホテルでは、アーリーチェックインを有料で提供していることがあります。
↓お部屋の稼働が低い時には・・・あるんですね～♪
本日のお宿✨
いいホテル予約させてもらいました有料のアーリーチェックインしようと思ったら部屋が空いているって事で最上階のいい部屋にアップグレードしてくれてアーリーチェックイン代はいらないって言ってくれて
最後に「よいご縁でしたので」と言ってもらえてホントこのホテルにしてよかった pic.twitter.com/VeK9GAUoli— タク (@lalasfp) July 21, 2022
レイトチェックアウト時に延長料金が発生するのと同様で、早めに部屋を利用するための追加料金がかかるシステムです。
多くの人が知らないかもしれませんが、アーリーチェックインに料金が必要な場合もあるので、事前に確認しておくと良いでしょう。
まとめ
遅れる際は、30分以内なら大体連絡する必要はありませんが、
1時間を超える遅れや夕食が含まれる宿泊プランでは、事前にホテルへの連絡が求められます。
連絡せずに遅れてしまうと、場合によっては予約がキャンセルされる可能性もあるので、早めに伝えておくようにしましょう。
もし予定よりも早く到着してしまった場合は、公定のチェックイン時間であれば大抵大丈夫ですが、
部屋がまだ準備できていないこともあり得るので、その点は念のため確認が必要です。
多くのホテルでは、チェックインの開始時間は午後3時頃とされており、
閉館時間や最後にチェックインできる時間には制限がある場合も少なくありません。
特に入館に時間制限がある場合、設定時間を過ぎると入れなくなることもあるので、注意が必要です。
24時間体制で対応しているホテルや、時間制限がある場合でも、
あらかじめ連絡をしておくことで柔軟に対応してもらえるケースが多いので、その点は安心ですね。
